Guide pratique

Les 7 astuces pour dompter votre messagerie une fois pour toutes


Rédigé par un(e) employé(e) de Symantec

 


Vous êtes-vous déjà assis à votre bureau en vous disant que vous ne contrôlez pas vos messages électroniques, mais que ce sont bien eux qui vous contrôlent ? Pendant que vous lisez ceci, un autre message vient probablement d'arriver.

Désolé.

Mais pas de panique. Aujourd'hui, nous allons utiliser sept excellentes astuces pour endiguer le flux de manière à prendre définitivement la main sur votre messagerie. Suivez nos conseils, et vous serez comme Rocky devant les marches du Musée des Beaux-Arts de Philadelphie, les poings dressés en signe de victoire.

1. Une messagerie organisée par dossiers

Dans votre boîte de réception, le total atteint un nombre incroyable avoisinant les 3 000 messages ? Combien de ces messages électroniques sont encore d'un quelconque intérêt ? Parions qu'une grande partie sont juste une accumulation de "poussière numérique".

Dans ce cas, pourquoi sont-ils toujours dans votre boîte de réception ? Une boîte de réception encombrée signifie temps perdu, distraction et désorganisation.

Si vous ne pouvez vraiment pas vous décider à les supprimer, vous pouvez ordonner votre boîte de réception en créant des dossiers. Il est conseillé d’organiser les dossiers par sujet, importance, expéditeur, ou encore par mois ou année. 

2. Première chose, un peu de rangement

Il n'est pas question de vous suggérer d'attraper votre téléphone dès le réveil pour commencer à trier votre boîte de réception. Accordez-vous quelques minutes au moins pour vous réveiller et savourer ce début de matinée.

Nous vous suggérons, chaque fois que vous consultez votre messagerie, de commencer par éliminer tous les spams et newsletters qui ne présentent plus d'intérêt. Si vous vous sentez l'âme aventureuse, vous pouvez même vous désinscrire de la douzaine de listes aléatoires dont vous faites partie. 

3. Réduire, réutiliser, recycler

L'une des citations les plus célèbres attribuées à Einstein est celle-ci : "La folie consiste à faire la même chose encore et encore et à en attendre des résultats différents". Elle s’applique également aux message électroniques.

Dans vos réponses, si vous devez taper souvent le même texte ou une variante très proche, pourquoi ne pas utiliser la commande copier-coller prévue pour ça ?

Si vous avez une réponse qui fonctionne pour plusieurs personnes, alors utilisez-la. Les confirmations, le partage de coordonnées ou la répétition de certaines informations n'ont pas besoin d'être personnalisées à chaque fois. Changez uniquement les détails nécessaires, copiez, collez et cliquez sur Envoyer.

Vous avez juste gagné deux minutes, et ce n’est qu’un début !

4. Une ligne Objet qui fait sens, pour vous et pour vos recherches futures

Le jeu de mot ou la plaisanterie que vous avez utilisés comme ligne d'objet ont pu vous sembler astucieux au moment du message, mais ils le sont moins des semaines plus tard lorsque vous recherchez une pièce jointe précise et que vous avez deux cents messages électroniques qui pourraient être celui que vous cherchez.

Lorsque vous saisissez une ligne d'objet, choisissez un texte qui soit à la fois a) descriptif et b) qui puisse faire l’objet dune recherche ultérieure. Nommer votre message "rapport" ne vous aidera pas si vous êtes en retard et que votre recherche renvoie 36 messages portant le même objet.

5. Groupes, listes et listes de distribution

Si vous envoyez des messages constamment aux mêmes personnes, par exemple collègues, amis, concitoyens, créez un groupe. Donnez le nom que vous voulez à ce groupe, à la condition qu'il soit suffisamment descriptif pour que vous le retrouviez facilement.

Dans Outlook, un groupe de destinataires est appelé "liste de distribution". Pour créer une liste de distribution dans Outlook, procédez comme suit :

• Ouvrez Outlook et sélectionnez Carnet d'adresses, en haut à droite.
• Sélectionnez Fichier > Nouvelle entrée > Nouveau groupe de contacts.
• Une fois le groupe créé, cliquez sur Ajouter des membres. Maintenez la touche "Ctrl" enfoncée pour ajouter plusieurs personnes à votre groupe.
• Donnez un nom à votre groupe, puis cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer.

6. Désactiver les notifications

Les notifications de message électronique (ou les notifications en général) créent une distraction. Même si vous ne cliquez pas dessus, elles vous déconcentrent. Si vous vous déconcentrez facilement, la solution la plus rapide peut être de désactiver les notifications.

Notez que ce conseil est davantage destiné aux utilisateurs de messagerie occasionnels et à ceux qui veulent se consacrer pleinement à une tâche sans être distraits, plutôt qu’aux utilisateurs qui se doivent de répondre rapidement aux messages.

7. Nettoyer la boîte de réception uniquement en fin de journée

Ceci est une recommandation plutôt qu'une astuce, mais assurez-vous de ne pas vider votre corbeille ni de supprimer des fichiers avant la fin de votre journée de travail, afin d'éviter de faire disparaître accidentellement un message électronique très important.


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